Dependendo do Perfil da pessoa que você quer, ou precisa, se comunicar existe uma forma mais adequada. Identificar o perfil dessa pessoa e dar aquela informação do "jeito certo" é um dos fatores críticos que indicam se a sua comunicação será efetiva.
Nesse artigo, vou mostrar que é possível enquadrar qualquer pessoa em um perfil e, a partir daí, darei dicas de como apresentar seus argumentos. Vamos lá.
Tipos e perfis das pessoas que você terá que se comunicar
Podemos categorizar os Receptores (pessoa que recebe uma comunicação) em 4 grupos de perfis, ou estilo: Catalisador, Apoiador, Controlador e Analítico.
Os Catalisadores são pessoas cativantes, entusiasmadas, estimulantes, empreendedoras e persuasivas. O lado ruim dessas pessoas é que também podem ser vistas como superficiais, exclusivistas, impulsivas e inconstantes.
Os Apoiadores são pessoas amáveis, compreensivas, que “jogam para o time”, boas ouvintes e prestativas. Negativamente, podem ser vistas como pessoas fingidas, ineficientes, que perdem tempo, evitam conflitos ou que são “levadas na conversa”.
Os Controladores são decididos, eficientes, rápidos, objetivos e gostam de assumir riscos. Por outro lado, são exigentes, críticos, impacientes, insensíveis e autoritários.
Os Analíticos são sérios, organizados, pacientes, cuidadosos e controlados, mas podem ser indecisos, meticulosos, teimosos, perfeccionistas e procastinadores.
Como argumentar com cada um dos perfis.
Para cada um desses perfis há uma forma distinta de apresentação de argumentos ou idéias mais apropriados e que permitem uma melhor compreensão pelo Receptor da mensagem enviada.
Para os Catalisadores, a palavra chave é reconhecimento. Apresente os argumentos de forma que fique claro o reconhecimento que ele irá obter. Nesse sentido, explorar aspectos que dizem respeito a rapidez, facilidade, exclusividade e inovação são bastante valorizados pelos Catalisadores. É importante também permanecer no nível macro para que não haja desgaste com detalhes, pouco valorizados pelos catalisadores. Ao se sentir sob pressão o Catalisador tende a falar alto, agitar-se e explodir.
Os Apoiadores valorizam ser aceitos. A eliminação de conflitos, satisfação dos outros e interesse grupal são o canal para a apresentação de argumentos para essas pessoas. Também deve ser considerada a dificuldade que essas pessoas têm em dizer não, bem como a sua lentidão e desorganização para a tomada de decisão. Sob pressão os Apoiadores fingem concordar, sabotam e não se manifestam.
Os resultados são o elixir dos Controladores. Assim, os argumentos devem enfocar o ganho de tempo e custo, a superação sobre a concorrência, o alcance dos resultados, a independência dos outros, simplificação e o cumprimento o dever. Traços de egoísmo, dominação, dificuldade para aceitar diferenças e pré-julgamentos devem ser considerados ao se comunicar com os Controladores que, sob pressão, tendem a fazer ameaças, impor-se e tornar-se tirano.
Segurança é a palavra que rege os Analíticos. Este tipo de pessoa tem necessidade por obter todos os dados disponíveis, correr riscos calculados, ter alternativas para análise, organização e sistematização. Os Analíticos são detalhistas, minuciosos, teimosos, maçantes e indecisos. Sob pressão os Analíticos calam-se, retiram-se ou evitam a todo custo o conflito.
Exemplos de como se comunicar
Para exemplificar vamos imaginar uma situação...
Seu projeto está duas semanas atrasado e, ao que tudo indica, o atraso será ainda maior. O único Técnico Sênior que poderia ser alocado para reverter a situação já foi liberado e disponibilizado para outro projeto de outro Gerente de Projetos. Além disso, a reunião de status mensal com o Patrocinador do Projeto (Diretor Financeiro) será depois de amanhã.
Resumindo: seu projeto está mal e piorando. As únicas ações a fazer são negociar com o outro Gerente de Projetos o retorno do Técnico Sênior e dar a má notícia ao Patrocinador do Projeto depois de amanhã. Nesta situação descrita, com certeza o fator crítico de sucesso é a comunicação.
Você poderia argumentar com o Patrocinador das seguintes formas, de acordo com o Perfil (do Patrocinador):
• Para o Catalisador: “Apesar do atraso, seremos o primeiro projeto da organização a seguir a metodologia de gerenciamento de projetos na sua integralidade – iremos documentar a mudança, elaborar um plano de risco e registrar todas as lições aprendidas com essa situação para que possam ser utilizadas como referência por projetos vindouros”.
• Para o Apoiador: “Na próxima semana realizaremos reuniões com cada um dos stakeholders para explicar e alinhar as mudanças e mitigar as insatisfações de todos”.
• Para o Controlador: “Iremos reorganizar a alocação dos recursos, paralelizar algumas atividades e rever algumas durações e custos, para cumprirmos a data-alvo do projeto e obter uma economia em torno de 7% no orçamento”.
• Para o Analítico: “Como pode ser visto nesse cronograma detalhado, a situação já foi absorvida e o cronograma já está refletindo a situação do projeto. Para a sua elaboração, fizemos um brainstorm na equipe e consultamos os principais stakeholders. Foram elencados também os principais riscos com os seus respectivos planos de ação”.
Dicas de comunicação com cada perfil
Por fim, gostaria de finalizar com algumas dicas de comunicação para cada Perfil.
Agora que você já conhece os perfis das pessoas, tente identificar também o seu perfil.
Boa comunicação!
WL
ps: Se você quiser citar esse artigo ou parte dele em seu trabalho acadêmico basta copiar e colar a referência a seguir:
RIBEIRO, Wankes L. Existe um jeito certo de se comunicar com uma parte interessada (Stakeholder Management). Disponível em: http://www.wankesleandro.com/ Acesso em dd/mm/aaaa.